Lưu ý cần tránh khi đặt trụ sở công ty, trụ sở doanh nghiệp

Trụ sở công ty theo Luật Doanh nghiệp 2014

Khoản 7 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2014 quy định rằng: 

Doanh nghiệp là tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch, được đăng ký thành lập theo quy định của pháp luật nhằm mục đích kinh doanh.”

Khoản 9 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2014 quy định rằng:

“Doanh nghiệp Việt Nam là doanh nghiệp được thành lập hoặc đăng ký thành lập theo pháp luật Việt Nam và có trụ sở chính tại Việt Nam.”

Vậy trụ sở giao dịch hay trụ sở công ty là một trong những thành tố quan trọng nhất cấu thành nên một doanh nghiệp hợp pháp, được công nhận và nhà nước bảo hộ.

     Xem thêm: Thủ tục thay đổi trụ sở công ty cổ phần

 

Việc lựa chọn địa điểm đặt trụ sở phù hợp, đúng theo quy định của pháp luật không chỉ ảnh hưởng đến việc cấp phép thành lập doanh nghiệp ban đầu mà còn ảnh hưởng đến yếu tố ổn định và thuận lợi cho việc hoạt động phát triển của doanh nghiệp sau này, ngoài ra còn là để doanh nghiệp tránh những rắc rối pháp lý và rủi ro không đáng có về sau trong quá trình hoạt động của công ty.

Trụ sở chính của doanh nghiệp là gì?

Luật Doanh nghiệp 2014 quy định:

“Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).”

1/ Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc, giao dịch của doanh nghiệp;

2/ Phải ở trên lãnh thổ Việt Nam;

3/ Có địa chỉ xác định.

Lưu ý:

a) Trường hợp nơi đặt trụ sở chưa có số nhà hoặc chưa có tên đường, Doanh nghiệp nên liên hệ UBND Quận/Huyện để được cấp số nhà trước khi đăng ký doanh nghiệp hoặc có thể xin giấy xác nhận của địa phương hoặc UBND là địa chỉ đó chưa có số nhà, tên đường và nộp kèm theo hồ sơ đăng ký hồ sơ đăng ký kinh doanh.

b) Pháp luật quy định địa chỉ trụ sở chính công ty phải chính xác, rõ ràng và thuộc quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp nên việc lựa chọn trụ sở doanh nghiệp cần lưu ý lựa chọn trụ sở là nhà có sổ đỏ và hợp đồng thuê trụ sở nếu là trụ sở thuê nhằm chứng minh quyền sử dụng hoặc quyền sở hữu hợp pháp đối với trụ sở khi cơ quan thuế xuống kiểm tra trụ sở.

     Xem thêm: Thủ tục thay đổi trụ sở công ty TNHH

 

Quy định đặc thù về việc đăng ký trụ sở công ty tại TP. Hồ Chí Minh

Theo Quyết định 64/2009/QĐ-UBND ngày 31/7/2009 và Quyết định 79/2009/QĐ-UBND ngày 17/10/2009 về phê duyệt quy hoạch nông sản thực phẩm trên địa bàn TP.HCM thì hoạt động kinh doanh bán buôn các nhóm hàng nông sản, thực phẩm trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh chỉ được tập trung tại ba chợ đầu mối nông sản, thực phẩm thành phố: Chợ đầu mối nông sản, thực phẩm Thủ Đức, Chợ đầu mối nông sản, thực phẩm Hóc Môn; Chợ đầu mối nông sản, thực phẩm Bình Điền.

Trường hợp đăng ký thành lập doanh nghiệp tại các địa chỉ trên nhưng không kinh doanh nông sản, thực phẩm tại trụ sở, doanh nghiệp đăng ký ngành và cam kết không hoạt động tại trụ sở.

Ví dụ:

Tên ngànhMã Ngành
Bán buôn nông, lâm sản nguyên liệu (trừ gỗ, tre, nứa) và động vật sống (không hoạt động tại trụ sở)4620
Bán buôn gạo (không hoạt động tại trụ sở)4631
Bán buôn thực phẩm (không hoạt động tại trụ sở)4632

Căn hộ chung cư có được đăng ký để làm trụ sở công ty

Luật Nhà ở 2014 quy định “Sử dụng căn hộ chung cư vào mục đích không phải để ở” là hành vi bị nghiêm cấm.

Nhà chung cư theo Luật Nhà ở 2014 là nhà có từ 2 tầng trở lên, có nhiều căn hộ, có lối đi, cầu thang chung, có phần sở hữu riêng, phần sở hữu chung và hệ thống công trình hạ tầng sử dụng chung cho các hộ gia đình, cá nhân, tổ chức, bao gồm nhà chung cư được xây dựng với mục đích để ở và nhà chung cư được xây dựng có mục đích sử dụng hỗn hợp để ở và kinh doanh.

Như vậy, việc không cho phép đặt trụ sở công ty chỉ áp dụng cho những căn hộ chung cư chỉ có mục đích sử dụng để ở. Đối với những tòa nhà chung cư hỗn hợp để ở và kinh doanh văn phòng mà có phân định khu vực để sử dụng cho mục đích kinh doanh, thương mại riêng và khu vực để ở riêng, nếu công ty sử dụng phần diện tích có mục đích kinh doanh, thương mại để đặt trụ sở chính sẽ không trái với quy định trên.

Khi tiến hành các thủ tục thành lập công ty có trụ sở chính là nhà chung cư, cần bổ sung vào hồ sơ giấy tờ sau:

a) Bản sao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của tòa nhà chung cư đó; hợp đồng thuê nhà; hoặc

b) Bản sao giấy phép xây dựng có nói các tầng có chức năng làm văn phòng của tòa nhà, trong đó địa chỉ phòng định dùng làm trụ sở chính thuộc các tầng có chức năng văn phòng đó.

Hậu quả việc vi phạm các quy định về đặt trụ sở công ty

Việc đăng ký địa chỉ trụ sở chính công ty ở một nơi, hoạt động ở một nơi sẽ gây ra nhiều thiệt hại cho doanh nghiệp.

Phạt tiền khi hoạt động ở địa điểm không đăng ký

Điểm a khoản 1 Điều 37 Nghị định 50/2016/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư có quy định:

“1. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

a) Kinh doanh ở địa điểm mà không thông báo với Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp thực hiện hoạt động kinh doanh;”

Theo quy định trên đây, doanh nghiệp sẽ bị phạt tiền từ 5 triệu đồng đến 10 triệu đồng nếu có hành vi hoạt động ở điểm không ghi trong giấy hé đăng ký kinh doanh.

Không được khấu trừ thuế GTGT

Khoản 15 Điều 14 Thông tư 219/2013/TT-BTC Hướng dẫn thi hành Luật thuế giá trị gia tăng và nghị định số 209/2013/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều Luật thuế GTGT quy định:

“Cơ sở kinh doanh không được tính khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với trường hợp:

Hóa đơn không ghi hoặc ghi không đúng một trong các chỉ tiêu như tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua nên không xác định được người mua (trừ trường hợp hướng dẫn tại khoản 12 Điều này)”;

Khoản 1 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC quy định:

“1.Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;

b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

c) Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt”

Như vậy, những chi phí liên quan tới văn phòng, nơi làm việc không đăng ký trong giấy phép kinh doanh không được khấu trừ thuế GTGT, không được tính là chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp. Những chi phí đó bao gồm:

1) Chi phí thuê nhà, văn phòng để hoạt động kinh doanh

2) Chi phí sửa chữa nhà, văn phòng

3) Chi phí tiền điện nước

4) Chi phí khác liên quan đến văn phòng

Bị đóng mã số thuế khi cơ quan thuế kiểm tra doanh nghiệp không hoạt động tại trụ sở đã đăng ký

Theo quy định tại Điều 77, 78 Văn bản hợp nhất Luật quản lý thuế năm 2016 thì cơ quan thuế có thẩm quyền kiểm tra trụ sở của doanh nghiệp trong trường hợp doanh nghiệp chậm nộp tờ khai, chậm nộp thuế, sau khi cơ quan thuế đã gửi thông báo tới địa chỉ trụ sở chính.

Nếu không có phản hồi từ phía tổ chức, cá nhân nộp thuế thì cơ quan Thuế liên hệ với chính quyền địa phương để kiểm tra sự tồn tại của tổ chức, cá nhân nộp thuế. Trường hợp doanh nghiệp không hoạt động kinh doanh và không xác định được địa điểm hoạt động, cơ quan Thuế phối hợp với chính quyền địa phương lập biên bản xác nhận về tình trạng không tồn tại của tổ chức, cá nhân nộp thuế.

Cơ quan thuế thông báo công khai tình trạng không tồn tại của tổ chức, cá nhân nộp thuế và đóng mã số thuế của doanh nghiệp.

Không được sử dụng hóa đơn nếu không hoạt động tại địa điểm kinh doanh đã đăng ký

Theo quy định của Thông tư 39/2014/TT-BTC, Thông tư 37/2017/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định về quy trình đặt in hóa đơn như sau: Để được phép sử dụng hóa đơn doanh nghiệp phải thông báo về việc đề nghị sử dụng hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Nếu doanh nghiệp không có hoạt động thực tế tại nơi đã đăng ký kinh doanh thì cán bộ thuế ra thông báo không chấp thuận việc sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp.

Liên hệ tư vấn

Nội dung bài tư vấn nêu trên, Quý Khách Hàng chỉ nên xem như nguồn tài liệu tham khảo.

Chúng tôi không đảm bảo những thông tin này có thể áp dụng cho mọi trường hợp, mọi đối tượng, ở mọi thời điểm do tại thời điểm Quý Khách Hàng đọc bài viết này, các điều luật chúng tôi viện dẫn có thể đã hết hiệu lực, hoặc đã được sửa đổi, bổ sung; các thông tin trong tình huống là cá biệt.

Trường hợp cần tư vấn cụ thể phù hợp với tình hình hiện tại của công ty, hãy liên hệ với Tư vấn Sao Thuỷ – MERCLAW theo phương thức:

Hotline   : 0944 795 168 (Mr. Nguyên)

Email      : contact@merclaw.com 

Dịch vụ thay đổi trụ sở công ty

Trên đây là ý kiến của MERCLAW hy vọng có thể giải đáp vấn đề cần quan trọng cần lưu ý trong việc đăng ký trụ sở công ty.

 

Lưu ý cần tránh khi đặt trụ sở công ty, trụ sở doanh nghiệp
5 (100%) 2 vote[s]
CHIA SẺ BÀI VIẾT: