Những thay đổi về chế định về người diện theo pháp luật sau ngày 01/07/2015?

Người đại diện theo pháp luật đã có những thay đổi đáng kể khi Luật Doanh Nghiệp 2014 có hiệu lực từ ngày 01 tháng 07 năm 2015 thay thế cho Luật Doanh Nghiệp 2005.

Những thay đổi quan trọng về chế định người đại diện theo pháp luật theo Luật Doanh nghiệp 2014 đã mở đường cho hoạt động quản trị nội bộ của công ty đã không còn rơi vào những trường hợp bế tắc như trước 2015, thúc đẩy hiệu quả hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty với tính linh hoạt về sự phân công phối hợp giữa các người đại diện.

Trong phạm vi bài viết này, Công ty TNHH Tư Vấn Sao Thủy – sau đây gọi tắt là MERCLAW sẽ trình bày và phân tích những điểm mới của chế định về người đại diện theo pháp luật theo Luật Doanh nghiệp 2014.

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là ai?

Nếu như trong Luật Doanh nghiệp 2005 đã không đưa ra khái niệm người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, mà chỉ quy định chức danh quản lý là người đại diện theo pháp luật của từng loại hình doanh nghiệp thì nay Luật Doanh Nghiệp 2014 đã đưa ra một định nghĩa thống nhất:

“Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật”.

Người đại diện theo pháp luật tiếng Anh là “At-law representatives of enterprises”

Số lượng người đại diện theo pháp luật

Nếu như trước đây, Luật Doanh nghiệp 2005 chỉ cho phép mỗi doanh nghiệp chỉ có một người đại diện theo pháp luật thì đến Luật Doanh nghiệp 2014 đã cho phép 02 loại hình doanh nghiệp phổ biết nhất hiện nay là Công ty TNHH và Công ty cổ phần có thể có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật. Và đây là một trong những đặc điểm nổi bật và tiến bộ của Luật Doanh nghiệp 2014.

Dưới góc độ về quyền tự do kinh doanh, quy định trên được coi là một bước đột phá, thể hiện quan điểm rất thoáng và tư duy lập pháp tiến bộ trong khi trao quyết định về số lượng, chức danh quản lý, quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật về cho doanh nghiệp tự định đoạt, tạo điều kiện cho doanh nghiệp có thể hội nhập nhanh hơn bởi không còn lệ thuộc quá nhiều vào một người đại điện theo pháp luật như trước đây nữa.

Đồng thời, quy định này sẽ góp phần tháo gỡ vướng mắc và bế tắc cho doanh nghiệp trong trường hợp người đại diện theo pháp luật bất hợp tác, không thực hiện theo các quyết định của Hội Đồng Thành Viên/ Hội Đồng Quản Trị/ cổ đông trong quá trình quản lý và điều hành doanh nghiệp nội bộ cũng như bên ngoài doanh nghiệp. Với quy định có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật, những người đang giữ cương vị là người đại diện theo pháp luật sẽ không thể lạm quyền và bất hợp tác như đã phân tích trên.

Trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật

Thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất nhằm bảo đảm lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp;

Trung thành với lợi ích của doanh nghiệp; không sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh của doanh nghiệp, không lạm dụng địa vị, chức vụ và sử dụng tài sản của doanh nghiệp để tư lợi hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác;

Thông báo kịp thời, đầy đủ, chính xác cho doanh nghiệp về việc người đại diện đó và người có liên quan của họ làm chủ hoặc có cổ phần, phần vốn góp chi phối tại các doanh nghiệp khác.

* Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chịu trách nhiệm cá nhân đối với những thiệt hại cho doanh nghiệp do vi phạm nghĩa vụ quy định nêu trên.

Xử lý một số trường hợp cụ thể liên quan đến người đại diện theo pháp luật

1. Doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Trường hợp doanh nghiệp chỉ có một người đại diện theo pháp luật thì người đó phải cư trú ở Việt Nam và phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật khi xuất cảnh khỏi Việt Nam.

2. Người đại diện theo pháp luật vắng mặt ở Việt Nam quá 30 ngày mà không có người đại diện nào khác, thì Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị cử người khác làm người đại diện theo pháp luật của công ty.

3. Người đại diện theo pháp luật bị chết, mất tích, tạm giam, kết án tù, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, thì Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị cử người khác làm người đại diện theo pháp luật của công ty.

4. Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn có hai thành viên, nếu có thành viên là cá nhân làm người đại diện theo pháp luật của công ty bị tạm giam, kết án tù, trốn khỏi nơi cư trú, bị mất hoặc bị hạn chế năng lực hành vi dân sự hoặc bị Tòa án tước quyền hành nghề vì phạm tội buôn lậu, làm hàng giả, kinh doanh trái phép, trốn thuế, lừa dối khách hàng và tội khác theo quy định của Bộ luật hình sự thì thành viên còn lại đương nhiên làm người đại diện theo pháp luật của công ty cho đến khi có quyết định mới của Hội đồng thành viên về người đại diện theo pháp luật của công ty.

Những vướng mắc khi áp dụng các quy định mới về người đại diện theo pháp luật

Vướng mắc về cách thể hiện thông tin người đại diện theo pháp luật trong Điều lệ công ty

Trước đây, Luật Doanh nghiệp 2005 quy định công ty phải thể hiện rõ thông tin cá nhân của người đại diện theo pháp luật trong Điều lệ, thì nay Luật Doanh nghiệp 2014 cho phép quy định người đại diện theo pháp luật theo chức danh quản lý ghi trong Điều lệ công ty mà không cần kê khai các thông tin cá nhân.

Quy định này trao cho doanh nghiệp quyền lựa chọn, hoặc là liệt kê rõ các thông tin cá nhân như họ, tên, ngày tháng năm sinh … trong mục Người đại diện theo pháp luật của công ty hoặc là chỉ ghi chức danh Giám Đốc/ Tổng Giám Đốc, Chủ tịch Hội Đồng Thành Viên, Chủ tịch Hội Đồng Quản Trị là người đại diện theo pháp luật.

Đối với các công ty lớn, cách đăng ký thứ nhất sẽ tạo ra những khó khăn nhất định vì cơ cấu tổ chức quản lý và điều hành phức tạp, phải tiến hành điều chỉnh người đại diện theo pháp luật trong Điều lệ công ty trong trường hợp bổ nhiệm một chức danh quản lý khác mà chức danh quản lý này là người đại diện theo pháp luật cho nên nếu như kê khai theo hướng thứ hai sẽ tạo ra những thuận lợi nhất định.

Thực tiễn cho thấy, khi tiến hành đăng ký thành lập công ty, thông tin của người đại diện theo pháp luật phải được liệt kê rõ trong hồ sơ đăng ký và Điều lệ công ty. Đây có thể được xem như là khoảng cách trong việc hiểu áp dụng Luật hiện nay.

Khó khăn trong việc xác định thẩm quyền nếu có nhiều hơn một người làm đại diện theo pháp luật

Luật Doanh nghiệp 2014 cho phép Công ty TNHH và công ty cổ phần có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của mỗi đại diện theo pháp luật phải được quy định cụ thể trong Điều lệ công ty.

Thực tế cho thấy rằng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hiện nay chỉ thể hiện những thông tin cá nhân cơ bản của người đại diện theo pháp luật mà không có quy định cụ thể nhiệm vụ, quyền hạn của từng người đại diện theo pháp luật.

Như vậy, câu hỏi đặt ra là làm sao có thể xác định được trách nhiệm và quyền hạn của từng người đại diện theo pháp luật nếu không được tiếp cận Điều lệ công ty?

Điều này dẫn đến những rủi ro cho Quý Khách Hàng nếu như trước khi xác lập giao dịch không xem xét kỹ Điều lệ công ty của đối tác, mà rủi ro đó cụ thể là xác lập giao dịch với người không có thẩm quyền đại diện. 

Tính nhất quán của Điều lệ công ty

Luật Doanh nghiệp 2014 đã trao quyền năng cho doanh nghiệp tự chủ trong việc quyết định số lượng và nhiệm vụ quyền hạn của từng người đại diện theo pháp luật.

Với những doanh nghiệp có nhiều hơn một người đại diện thì việc phân chia nhiệm vụ, quyền hạn của từng đại diện theo pháp luật và thể hiện rõ trong Điều lệ công ty là việc rất quan trọng.

Bởi vì nếu như không quy định rõ thì công việc của người này sẽ chồng chéo lên người kia và dẫn đến những rối loạn trong cách thức tổ chức công ty, hoạt động hàng ngày cũng như cách thức giải quyết tranh chấp khi xảy ra.

Điều này dẫn đến những rủi ro cho Quý Khách Hàng, nếu Điều lệ công ty đó không quy định rõ về quyền và nghĩa vụ của người đại diện, thì khi tranh chấp xảy ra rất khó để xác định ai sẽ là người chịu trách nhiệm.

Tổng kết

Một công ty không thể không có người đại diện bởi vì công ty chỉ là một thực thể pháp lý, là phương tiện để tổ chức và cá nhân thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh, mua bán hàng hóa, cung ứng sản phẩm và dịch vụ.

Công ty không thể tự nó thực hiện các quyền và nghĩa vụ, không thể trực tiếp tham gia vào các quan hệ cụ thể mà phải thông qua người đại diện. Mọi hoạt động đối nội hoặc đối ngoại đều phải thông qua con người mà cụ thể là người đại diện theo pháp luật.

Người đại diện theo pháp luật sẽ thay mặt công ty thực hiện và duy trì với các chủ thể khác trong công ty hoặc với các chủ thể bên ngoài công ty như cơ quan nhà nước, đối tác, khách hàng, nhà cung cấp…

Với bài phân tích trên, chúng tôi hy vọng Quý Khách Hàng đã có được những nền tảng cơ bản về chế định người đại diện theo pháp luật doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp 2014 và áp dụng cho trường hợp cụ thể và doanh nghiệp của mình.